Как подготовиться к переезду офиса?

Время — деньги! (Бенджамин Франклин)

Цель подготовки к офисному переезду — сэкономить время. Пункты, освещенные ниже, выведены из опыта сотрудников компании Миал-Транс в проведении офисных переездов компаний самых разных масштабов.

Главная задача в подготовке к переезду офиса — сделать все для того, чтобы в день самого переезда возникло минимум вопросов или не возникло вообще.

Заранее

Оповестите о вашем переезде партнеров, сообщив им новые реквизиты, а также курьеров, поставщиков телефонных линий, доступа в Интернет и согласуйте начало оказания этих услуг в новом офисе с датой переезда.

Если для установки, подключения и настройки какого-либо оборудования в помещении нового офиса требуются специалисты, то время их работы также необходимо привязать к дате переезда.

О переезде нужно оповестить охрану, как в старом офисе, так и в новом. Подать всю необходимую информацию: список бригады грузчиков для беспрепятственного входа, данные водителя и транспорта для въезда на территорию офисного центра.

Получить контакты лифтеров, других сотрудников офисных центров, отвечающих за работу лифтов, чтобы в случае возникновения проблем с лифтами (постоянно возникают) связаться с ними и решить проблему.

Изучите новое место до переезда

При подготовке к переезду офиса важно изучить новое помещение фирмы. Сделайте замеры новых комнат, отметьте для себя любые различия в их форме, оцените соответствие тех предметов интерьера, которые мы будем перевозить из старого офиса, конфигурации комнат нового офиса.

Если новое помещение требует локального ремонта или каких-либо других работ, то выполнить это лучше до переезда.

Составьте план размещения на новом месте

План размещения рабочих мест сотрудников в новом офисе должен быть составлен заранее, перед переездом, и известен каждому из них.

Желательно, чтобы план, помимо схемы размещения рабочих мест сотрудников, отражал и схему размещения оргтехники, шкафов для документов, сейфов и других предметов, чем более досконально будет составлен этот план, тем меньше времени займет размещение имущества на новом месте.

План нового офиса очевидно должен быть составлен с учетом электрических выходов.

А в идеале — вручить копию этого плана каждому, кто привлечен к переезду. Словом, до переезда, план должен быть известен в деталях всем, кто имеет отношение к офисному переезду.

В старом офисе

Возможен вариант, когда сотрудник, в день, предшествующий переезду, самостоятельно начинает упаковывать свое имущество: документы, канцелярские принадлежности и т. п., коробки для этого мы доставим в ваш старый офис заранее.

Ярким способом отметить предметы, которые по каким-либо причинам перевозить в новый офис не нужно, чтобы в день переезда вопросов по ним не возникало, а если необходима их утилизация, то также заблаговременно с этим определиться. Для маркировки таких предметов мы используем специальные стикеры, на которых можно написать, например: «Не выносить!»

Телефон, Интернет, факс